KI-Compliance: was ein Betrieb tatsächlich nachweisen muss
Nachweisbar wird ein KI-Einsatz nicht durch den Serverstandort, sondern durch vier Dinge, die beim Bauen und im Betrieb entstehen: den Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, die Zweckbindung je Quelle, eine Löschung, die bis in den Index reicht, und die Rechte, die ein Dokument dort behält. Dazu kommen die gestaffelten Fristen der KI-Verordnung, die Anbieter und Betreiber verschieden treffen.
- Worum es geht
- Womit ein Unternehmen den rechtmäßigen Einsatz eines KI-Systems belegen kann
- Zwei Regelwerke
- DSGVO seit dem 25. Mai 2018, KI-Verordnung in Kraft seit dem 1. August 2024, Pflichten gestaffelt ab dem 2. Februar 2025
- Vertragliche Grundlage
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO, alle Unterauftragnehmer eingeschlossen
- Leitlinien der Aufsicht
- Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz vom 6. Mai 2024 und vom 17. Juni 2025
- Belegter Fall
- Armaturenhersteller, Plattform im eigenen Netz, in Betrieb seit Dezember 2025
- Nicht enthalten
- Rechtsrat. Die Bewertung des Einzelfalls gehört zum Datenschutzbeauftragten oder zum Anwalt
- Stand
- September 2026
Was bei einem KI-Einsatz tatsächlich geprüft wird
Geprüft wird nicht, ob Sie KI einsetzen. Geprüft wird, ob Sie für jede Verarbeitung eine Grundlage, einen Zweck, eine Frist und eine Zuständigkeit benennen können. Diese vier Angaben verlangt die DSGVO seit dem 25. Mai 2018, unabhängig davon, welche Technik dahinter arbeitet. Die KI-Verordnung legt eine zweite Schicht darüber, mit anderen Adressaten. Ihre Pflichten gelten gestaffelt seit dem 2. Februar 2025.
Das Wort Nachweis ist wörtlich gemeint. Artikel 5 Absatz 2 DSGVO verlangt vom Verantwortlichen, die Einhaltung der Grundsätze nachzuweisen, nicht nur einzuhalten. Deshalb erzeugt ein KI-System neben der Technik auch Papier.
Eine Trennung fehlt in vielen Beiträgen zum Thema, und sie entscheidet über die Belastbarkeit jeder Aussage. Aufsichtsbehörden geben Empfehlungen, Verordnungen geben Pflichten. Die Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz sind Auslegungshilfen, keine Rechtsnormen. Wer sie liest, weiß, wonach eine Behörde fragen wird. Bindend ist der Verordnungstext.
| Die Frage, die gestellt wird | Woraus sie kommt | Gilt seit |
|---|---|---|
| Auf welcher Grundlage verarbeiten Sie? | Artikel 6 DSGVO | 25. Mai 2018 |
| Zu welchem Zweck, je Quelle? | Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO | 25. Mai 2018 |
| Wer verarbeitet in Ihrem Auftrag? | Artikel 28 DSGVO | 25. Mai 2018 |
| Wann verschwinden die Daten wieder? | Artikel 17 DSGVO | 25. Mai 2018 |
| Können Ihre Leute mit dem System umgehen? | Artikel 4 KI-Verordnung | 2. Februar 2025 |
| Weiß der Gegenüber, dass er mit einer Maschine spricht? | Artikel 50 KI-Verordnung | 2. August 2026 |
Der Vertrag nach Artikel 28 DSGVO und die Kette dahinter
Sobald ein Dienstleister das System betreibt oder ein Modell in seiner Cloud rechnet, sind Sie der Verantwortliche und er der Auftragsverarbeiter. Artikel 28 DSGVO schreibt dafür einen Vertrag mit festem Inhalt vor. Fehlt er, ist die Verarbeitung durch nichts zu heilen, auch nicht durch einen Serverstandort in Deutschland.
Eine Pflicht daraus wird bei KI-Systemen regelmäßig übersehen. Nach Artikel 28 Absatz 3 Satz 2 Buchstabe e DSGVO unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Person nachzukommen. Hier knüpft die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz vom 6. Mai 2024 an, wenn eine KI-Anwendung als Cloud-Lösung eingesetzt wird. Ein Anbieter, der auf ein Auskunftsersuchen nur antworten kann, das lasse sich nicht ermitteln, erfüllt diese Pflicht nicht.
Der schwierige Teil ist die Kette dahinter. Ein KI-System hat selten nur einen Empfänger, und jeder davon ist Unterauftragnehmer, braucht Ihre Genehmigung und trägt dieselben Pflichten. Ein Anbieter, der sie nicht vollständig benennt, kann Artikel 28 nicht erfüllen.
Selbst zu betreiben verwaltet diese Kette nicht, es verkürzt sie. Ein Verbund aus Oberfläche, Vektordatenbank und Dokumentaufbereitung auf einem eigenen Server hat außer dem Modell keinen weiteren Empfänger. Läuft auch das Modell im Unternehmen, bleibt kein externer Empfänger übrig, solange Überwachung und Sicherung ebenfalls im Unternehmen liegen. Übernimmt ein Dienstleister eine davon, ist er für diesen Teil Auftragsverarbeiter, und der Vertrag nach Artikel 28 DSGVO gilt für ihn. Was dazugehört, steht auf lokale KI im eigenen Netz.
Empfänger, die in einem KI-System zusammenkommen
- Der Anbieter des Modells
- Oft ein Anbieter für Rechenkapazität
- Die Überwachung des Betriebs
- Die Sicherung
- Manchmal ein eigener Suchdienst
Zweckbindung: welche Quelle überhaupt hinein darf
Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO verlangt festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke, Artikel 6 für jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage. Beides gilt je Quelle, nicht für das System als Ganzes. Ein System ist deshalb nie im Ganzen zulässig oder unzulässig, sondern Quelle für Quelle.
Die Datenschutzkonferenz empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024, Einsatzfelder und Zweck vor dem Einsatz festzulegen: Die Erforderlichkeit einer Verarbeitung lässt sich nur an vorab festgelegten Zwecken prüfen. Das ist eine Empfehlung der Aufsicht, keine eigene Rechtspflicht. Verbindlich ist die Zweckbindung selbst.
Der häufigste Fehler beim Aufbau ist der bequemste: den Dateiserver vollständig einlesen. Dort liegen Personalordner, Bewerbungen, Krankmeldungen und private Ablagen. Diese Daten wurden für einen Zweck erhoben, und der war nicht die Volltextsuche für die ganze Belegschaft. Der Umweg über ein KI-System macht aus einer Zweckänderung keine zulässige.
Bei einem Armaturenhersteller war die Preisliste 2026 die erste aufbereitete Quelle, nicht der Dateiserver. Diese Reihenfolge hält das System von Anfang an prüfbar. Wie der Fall weiterging, steht im Bericht Technische Dokumentation durchsuchbar machen.
Was Sie je Quelle festhalten
- Wer im Unternehmen für diese Quelle verantwortlich ist
- Ob personenbezogene Daten darin stehen und welche
- Welchem Zweck sie ursprünglich dienten
- Auf welche Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO Sie sich stützen
- Wie lange die Inhalte im Index bleiben dürfen
Der Umweg über ein KI-System macht aus einer Zweckänderung keine zulässige.
Löschen, das bis in den Index reicht
Artikel 17 DSGVO gibt der betroffenen Person ein Recht auf Löschung. In einer Dateiablage ist das eine Zeile im Konzept. In einem KI-System ist es die aufwändigste Zusage überhaupt, weil ein eingelesenes Dokument danach an mehreren Stellen gleichzeitig liegt.
Die Datenschutzkonferenz wird hier deutlich. Nach ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 muss bei der Löschung aus KI-Systemen eine Wiederherstellung des Personenbezugs dauerhaft unmöglich sein. Nachgeschaltete Filter, die unerwünschte Ausgaben unterdrücken, sind danach nicht generell eine Löschung im Sinne von Artikel 17. Nicht generell heißt nicht nie. Wer sich im Einzelfall auf einen Filter verlässt, trägt die Begründungslast.
Technisch hängt das an der Aufnahmestrecke. Jeder Abschnitt im Index muss seine Herkunft mitführen, bis hinunter auf Dokument und Stelle. Das ist derselbe Datensatz, der dem Nutzer die Fundstelle unter der Antwort anzeigt. Wer Antworten mit Quellenangabe baut, hat die Löschung zur Hälfte gebaut.
Verläufe brauchen eine eigene Frist. Sie sind der Ort, an dem gelöschte Inhalte am längsten überleben, und zugleich der Ort, den ein Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO erreichen muss. Ein Löschkonzept, das die Verläufe auslässt, beschreibt ein anderes System als Ihres.
Wo ein eingelesenes Dokument überall liegt
- Als Originaldatei im Quellsystem
- Als aufbereiteter Text aus der Dokumentstrecke
- Als Textabschnitte mit ihren Vektoren in der Vektordatenbank
- Als zitierter Ausschnitt in den Verläufen aller Nutzer, die danach gefragt haben
- In Zwischenspeichern und in jeder Sicherung, die seither gelaufen ist
Was ein Dokument im Index an Rechten verliert
Auf dem Dateiserver gehört zu jedem Ordner eine Berechtigung. Im Index gehört sie zunächst nicht mehr dazu. Ein Textabschnitt aus einem Papier, das nur die Geschäftsführung lesen darf, ist nach dem Einlesen ein Abschnitt wie jeder andere. Die Suche findet ihn, das Modell liest ihn vor.
Die Frage lautet deshalb nicht, wer sich anmelden darf, sondern welche Abschnitte die Suche für diesen einen Nutzer zurückgeben darf. Anmeldung und Rechte sind zwei Baustellen. Der vorhandene Verzeichnisdienst löst die erste und lässt die zweite unberührt.
Für die zweite gibt es einen richtigen Weg: vor der Suche filtern. Die Gruppen des Nutzers werden zum Filter über die Abschnitte, und das Modell bekommt nur zu sehen, was der Nutzer selbst sehen dürfte. Falsch ist, die fertige Antwort nachträglich zu kürzen. Was einmal im Kontext des Modells stand, steht in der Antwort und danach im Verlauf. Ein Filter am Ausgang ersetzt keine Trennung am Eingang.
Bei dem Armaturenhersteller liefert der vorhandene Microsoft-Entra-ID-Tenant Anmeldung und Gruppen über OAuth und OIDC. Eine Rechtesteuerung auf Dokumentebene ist daraus bis zum letzten belegten Stand nicht entstanden, sie war als eigener Schritt vorgesehen. Wir schreiben das hin, weil an dieser Stelle Angebote gern mehr behaupten, als im System steht.
Was ein Filter vor der Suche voraussetzt
- Jeder Abschnitt bekommt beim Einlesen ein Rechtemerkmal.
- Die Vektordatenbank hält die Trennung durch, etwa über getrennte Bereiche je Gruppe.
- Die Rechte im Quellsystem sind gepflegt. Meistens ist das der eigentliche Aufwand, und er liegt bei Ihnen.
Welche Fristen der KI-Verordnung schon laufen
Die Verordnung (EU) 2024/1689 trat am 1. August 2024 in Kraft. In Kraft treten und gelten sind zwei verschiedene Daten, und diese Verwechslung ist der häufigste Fehler in Beiträgen zum Thema. Artikel 4 und Artikel 5 gelten seit dem 2. Februar 2025, der Großteil der übrigen Vorschriften seit dem 2. August 2026. Die Staffelung selbst steht in Artikel 113.
Artikel 4 richtet sich an Anbieter und Betreiber. Verlangt sind Maßnahmen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz beim eigenen Personal und bei Personen, die im Auftrag mit Betrieb und Nutzung befasst sind. Der Maßstab ist verhältnismäßig, der Verordnungstext sagt „nach besten Kräften“, das ist der Wortlaut vor dem Digital-Omnibus-Paket. Eine Zertifizierung oder ein festgelegter Lehrplan ist nicht vorgeschrieben. Was unter dem Stichwort EU AI Act Compliance verhandelt wird, beginnt für die meisten Betriebe genau hier: bei der Frage, wie sie die KI-Schulungspflicht erfüllen und es hinterher belegen können.
Artikel 50 verlangt genaues Lesen. Absatz 1 verpflichtet die Anbieter, Systeme für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen so zu gestalten, dass die betroffene Person erfährt, dass sie mit einem KI-System interagiert. Ausgenommen sind Fälle, in denen das aus Sicht einer verständigen Person offensichtlich ist. Das ist eine Anbieterpflicht. Zwei der geprüften Kanzleiseiten schreiben sie zusätzlich den Betreibern zu, der Wortlaut gibt das nicht her. Wer ein System nur einsetzt, findet seine Pflichten in den Absätzen 3 und 4.
Diese Trennung entscheidet über die eigene Pflichtenliste. Artikel 4 trifft beide Rollen gleich, Artikel 50 trifft sie getrennt, Absatz für Absatz. Wer das übergeht, schreibt sich fremde Pflichten zu und übersieht die eigenen.
| Datum | Was ab dann gilt | Wen es trifft |
|---|---|---|
| 1. August 2024 | Inkrafttreten der Verordnung (EU) 2024/1689 | Noch keine Pflichten aus dem Hauptteil |
| 2. Februar 2025 | Artikel 4 KI-Kompetenz, Artikel 5 verbotene Praktiken | Anbieter und Betreiber |
| 2. August 2025 | Governance, Pflichten für Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck, Sanktionsrahmen | Vor allem Anbieter |
| 2. August 2026 | Großteil der übrigen Vorschriften, darunter Artikel 50 | Nach Absatz getrennt, Anbieter und Betreiber |
| 2. August 2027 | Hochrisiko-Pflichten für Bestandssysteme aus Anhang III | Anbieter und Betreiber solcher Systeme |
Kurz beantwortet
Vier Fragen kommen in Erstgesprächen fast immer.
- Was ist KI-Compliance?
- Der belegbare Nachweis, dass ein KI-Einsatz den geltenden Regeln entspricht. Für ein deutsches Unternehmen sind das die DSGVO seit dem 25. Mai 2018 und die KI-Verordnung mit ihren gestaffelten Fristen. Belegbar heißt: Zu jeder Quelle, jeder Verarbeitung und jeder Löschfrist gibt es eine Zeile, die jemand vorlegen kann.
- Genügt ein Server in Deutschland?
- Nein. Der Standort regelt die Übermittlung in ein Drittland nach Kapitel V DSGVO, sonst nichts. Auftragsverarbeitung, Zweckbindung, Löschung und Rechte im Index entstehen erst beim Bauen und im Betrieb. Ein Server in Frankfurt macht aus einer unzulässigen Verarbeitung eine unzulässige Verarbeitung in Frankfurt.
- Müssen wir kennzeichnen, dass eine Antwort von einer KI stammt?
- Artikel 50 Absatz 1 KI-Verordnung richtet sich an Anbieter, nicht an jedes einsetzende Unternehmen. Die Betreiberpflichten stehen in den Absätzen 3 und 4 und betreffen andere Fälle, etwa Emotionserkennung oder Deepfakes. Bei einem internen Assistenten ist zudem meist offensichtlich, dass eine Maschine antwortet, und Offensichtlichkeit ist im Wortlaut als Ausnahme angelegt.
- Wer ist im Unternehmen zuständig?
- Das Unternehmen selbst, vertreten durch die Geschäftsführung. Der Datenschutzbeauftragte prüft und berät nach Artikel 39 DSGVO, er entscheidet nicht. Eine schriftliche KI-Richtlinie und eine namentlich benannte Person für die Quellenliste ersparen später die meisten Rückfragen.
Was Sie Ihrem Datenschutzbeauftragten vorlegen
Sechs Dinge gehören in die Mappe, und alle sechs entstehen während des Aufbaus. Wer sie am Ende zusammensucht, schreibt sie auf, statt sie zu belegen.
Dazu kommt etwas, das keine Datei ist, sondern eine Funktion. Das System muss ein Auskunftsersuchen nach Artikel 15 DSGVO beantworten können, die Verläufe eingeschlossen. Lautet die Antwort, das lasse sich nicht ermitteln, fehlt dem System eine Funktion und nicht der Anfrage eine Berechtigung.
Rechtsrat ist all das nicht, so steht es auch im Hinweis zu unseren Beiträgen. Die Bewertung Ihres Falls gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten oder zu einem Anwalt. Unsere Aufgabe ist, das System so zu bauen, dass beide etwas Prüfbares vorfinden. Wie ein solcher Aufbau abläuft und was die Stufen kosten, steht auf Wissenssysteme: Pilotprojekt für eine Abteilung 4.900 Euro netto, Vollsystem ab 12.900 Euro netto, Betrieb ab 590 Euro im Monat.
Die Mappe
- Die Quellenliste. Jede Quelle einzeln, mit Verantwortlichem im Unternehmen, Zweck, Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO und Löschfrist.
- Der Auftragsverarbeitungsvertrag. Nach Artikel 28 DSGVO, mit vollständiger Liste der Unterauftragnehmer. Was nicht in diesen Vertrag passt, wird ersetzt oder gestrichen.
- Der Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Artikel 30 DSGVO. Ein Assistent, der Kundendaten liest, ist eine Verarbeitungstätigkeit wie jede andere.
- Die technischen und organisatorischen Maßnahmen. Artikel 32 DSGVO. Wonach die Aufsicht bei KI-Systemen dabei fragt, beschreibt die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz vom 17. Juni 2025.
- Die Prüfung nach Artikel 35 DSGVO. Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, muss geprüft und die Prüfung festgehalten sein. Das Ergebnis darf nein lauten, das Fehlen der Prüfung nicht.
- Der Nachweis zur KI-Kompetenz. Artikel 4 KI-Verordnung. Teilnehmerliste, Inhalte, Datum. Eine Zertifizierung verlangt der Text nicht, einen Nachweis der Maßnahme schon.
Zuständigkeit im Unternehmen und offene Rechtsfragen
Wer im Unternehmen zuständig ist
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist das Unternehmen, vertreten durch die Geschäftsführung. Der Datenschutzbeauftragte prüft und berät nach Artikel 39 DSGVO, er entscheidet nicht. Eine Freigabe durch ihn ist keine Freigabe, sondern eine Stellungnahme. Nach Artikel 58 Absatz 2 DSGVO kann die Aufsichtsbehörde eine Verarbeitung beschränken oder verbieten. Das trifft die Geschäftsführung, nicht den Datenschutzbeauftragten.
Praktisch braucht es drei benannte Rollen und ein Papier. Das Papier ist eine KI-Richtlinie. Unternehmen halten darin fest, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen, wer neue Quellen freigibt und wohin gemeldet wird, wenn etwas schiefgeht. Ohne sie entsteht KI-Governance auf Zuruf, und am Ende steht niemand für eine Entscheidung ein.
Der Betriebsrat gehört früh dazu. Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG ist eine technische Einrichtung mitbestimmungspflichtig, wenn sie dazu geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Geeignet genügt, eine Absicht ist nicht nötig. Ein Assistent mit Nutzerprotokollen fällt regelmäßig darunter. § 90 BetrVG verlangt zusätzlich, ihn über die Planung technischer Anlagen rechtzeitig zu unterrichten. Wer den Betriebsrat erst nach der Einführung einbezieht, führt zweimal ein.
Die Protokolle selbst sind ebenfalls Daten. Wer wann welche Frage gestellt hat, sind Beschäftigtendaten. Sie brauchen sie für den sicheren Betrieb und dürfen sie nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verwenden. Das gehört geregelt, bevor es jemand ausprobiert.
Drei Rollen, die benannt sein müssen
- Wer die Quellenliste pflegt und neue Quellen freigibt.
- Wer die Rechte im Quellsystem pflegt, aus denen der Filter vor der Suche entsteht.
- Wer Löschfristen setzt und ihre Einhaltung prüft, für Dokumente, Verläufe und Sicherungen.
Wo die Rechtslage im September 2026 offen ist
Zwei Punkte sind zum Stand September 2026 zwischen den Quellen strittig, und wir glätten sie nicht. Ein geglätteter Text trägt im Prüfgespräch nicht.
Der erste betrifft den Wortlaut von Artikel 4 KI-Verordnung. Mehrere Stimmen berichten, das Digital-Omnibus-Paket habe ihn im Juli 2026 abgeschwächt, von einem Sicherstellen zu einem Unterstützen. Andere zitieren weiter die Ursprungsfassung. Ohne Abgleich mit dem Amtsblatt ist das nicht zu entscheiden. Praktisch ändert es wenig: Wer geschult hat und es belegen kann, erfüllt beide Fassungen.
Der zweite betrifft die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Artikel 50 Absatz 2. Sie trifft Anbieter generativer Systeme und verlangt, dass Ausgaben als künstlich erzeugt erkennbar sind. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, nennt ein Teil der Quellen einen Übergang bis zum 2. Dezember 2026, ein anderer eine Verschiebung auf den 2. Dezember 2027. Für ein einsetzendes Unternehmen ist das selten die eigene Pflicht, wohl aber eine Frage an den Anbieter.
Eine dritte Frage ist inzwischen beantwortet. Am 29. Juli 2026 ist das Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz in Kraft getreten, kurz KI-MIG. Nach § 2 Absatz 1 KI-MIG ist die Bundesnetzagentur die zuständige Marktüberwachungsbehörde, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt, etwa für Produkte aus Anhang I der KI-Verordnung und für beaufsichtigte Finanzunternehmen. Offen bleiben zwei Stellen, weil uns dafür eine belastbare Quelle fehlt: was genau für ein KI-System im Verzeichnis nach Artikel 30 DSGVO stehen muss, und ab welcher Schwelle eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO zwingend wird.
Ein Filter am Ausgang ist keine Löschung
Die Datenschutzkonferenz schreibt in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024, dass bei der Löschung aus KI-Systemen eine Wiederherstellung des Personenbezugs dauerhaft unmöglich sein muss. Ein nachgeschalteter Filter, der unerwünschte Ausgaben unterdrückt, ist danach nicht generell eine Löschung im Sinne von Artikel 17 DSGVO.
Wer löschen können will, fängt deshalb beim Einlesen an. Jeder Abschnitt im Index führt seine Herkunft mit, jede Kopie hat eine Frist, die Verläufe haben eine eigene. Ein System, das das nicht kann, wird auch durch einen Serverstandort in Deutschland nicht nachweisbar.
Ein System, das seine Nachweise mitliefert
Aus Ihren eigenen Unterlagen, im eigenen Netz oder ohne Anbindung nach außen. Jeder Abschnitt führt seine Herkunft mit, jede Quelle hat ihre Frist.
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