Wissenssystem: Antworten aus Ihren eigenen Unterlagen

Wann ein Wissenssystem sinnvoll ist

Ihre Mitarbeiter suchen Informationen in PDF- und Excel-Dateien, auf dem Fileserver und im ERP. Projektwissen liegt bei einzelnen Personen und in einzelnen Abteilungen. Wer den Stand wissen will, fragt jemanden, der gerade Zeit hat.

Geeignet, wenn

• der Vertrieb für jedes Angebot Datenblätter, Preisstände und alte Vorgänge zusammensucht
• dieselben Fragen immer wieder bei denselben Leuten landen
• an mehreren Stellen gesucht werden muss, bis eine Antwort da ist
• neue Kollegen lange brauchen, bis sie eigenständig auskunftsfähig sind
• Wissen mit Menschen aus dem Betrieb geht, die wechseln oder aufhören
• einfache Systeme an Ihren Unterlagen scheitern, weil dort Tabellen, Zeichnungen und Querverweise stehen statt Fließtext
• die Unterlagen dabei das Unternehmen nicht verlassen dürfen

Wenn Sie auf die Frage, wer bei Ihnen Dinge weiß, die sonst niemand weiß, sofort einen Namen nennen können, brauchen Sie keinen Workshop davor. Dann fangen Sie direkt hier an.

Wie es danach läuft

Ihre Leute tippen die Frage in normalem Deutsch. Das System antwortet und nennt das Dokument und die Stelle, aus der die Antwort stammt. Wer nachsehen will, landet genau dort.

Angemeldet wird sich mit dem Zugang, den Ihre Leute ohnehin haben. Nichts geht in ein öffentliches Chatwerkzeug: Die Unterlagen liegen auf Ihrem Server oder in Ihrer Cloud.

Bei einem Armaturenhersteller läuft das im eigenen Netz, die Anmeldung gegen den vorhandenen Microsoft-Entra-ID-Tenant.

Was dabei gilt

• Jede Antwort mit Fundstelle im Originaldokument
• Keine Lizenz je Nutzer: Ein zusätzlicher Nutzer kostet Rechenzeit, keinen Vertrag
• Freie Wahl der Sprachmodelle, zugekauft oder lokal auf eigener Hardware
• Rollen und Rechte aus den Gruppen, die Ihr Verzeichnis schon führt

Wie ein RAG-System dahinter arbeitet →

Vom Pilotprojekt zum Vollsystem

Ein Wissenssystem lässt sich nicht installieren. Es entsteht an Ihren Unterlagen und an der Art, wie Ihre Leute damit arbeiten. Im Pilotprojekt entwickeln wir, wie Ihre Dokumenttypen gelesen werden: die Preisliste anders als das Datenblatt, das Datenblatt anders als das Prüfprotokoll. Diese Arbeit gibt es nirgends zu kaufen, und dafür sind die drei Wochen da.

Am Ende des Pilotprojekts steht nicht nur ein Chatfenster, sondern das ganze Fundament darunter: eine Vektordatenbank für die Suche in Ihren Texten, eine SQL-Ebene für die Werte, die exakt stimmen müssen, und die Strecke, die Ihre Unterlagen einliest, zerlegt und beides zusammenführt. Das ist die Arbeit, die man einem Chatfenster nicht ansieht.

Was danach noch fehlt, ist alles, was ein System im Alltag eines ganzen Betriebs braucht: Rollen und Rechte, die Trennung zwischen Abteilungen, die Einbindung in Ihre Systemlandschaft und ein überwachter Betrieb. Das ist das Vollsystem.

Warum nicht gleich das ganze System: Sie sehen nach drei Wochen, was es in Ihrem Betrieb leistet, statt es nach neun Monaten zum ersten Mal zu benutzen. Und der Preis für den Ausbau steht danach auf einer Entwicklung an Ihren Dokumenten und nicht auf einer Schätzung.

Pilotprojekt, drei Wochen

1. Aufnahme. Wir sehen uns an, mit welchen Unterlagen Ihre Leute arbeiten und welche Fragen im Alltag anfallen. Daraus ergibt sich, welche Dokumenttypen das System beherrschen muss. Die drei Wochen beginnen, wenn uns die Unterlagen vorliegen.
2. Aufbereitung. Wir entwickeln je Dokumenttyp, wie er gelesen wird. Tabellen bleiben Tabellen, jede Zahl behält ihre Kopfzeile, jede Antwort ihre Fundstelle.
3. Aufbau. Das Fundament entsteht auf Ihrem Server: Vektordatenbank, Datenhaltung, Suche und darauf das Chatfenster. Angemeldet wird sich über Ihr Verzeichnis.
4. Testbetrieb, eine Woche. Die ganze Abteilung arbeitet damit, mit echten Fragen aus dem Tagesgeschäft. Wir arbeiten währenddessen nach, wo Antworten nicht sitzen.

Vollsystem, in Etappen von drei Wochen

1. Ausbau auf den Betrieb. Alle Abteilungen und alle Dokumenttypen kommen hinzu. Je Etappe ein Ergebnis, das Sie sehen, bevor die nächste beginnt.
2. Rollen und Trennung. Wer welche Unterlagen sehen darf, kommt aus den Gruppen Ihres Verzeichnisses. Abteilungen werden getrennt, damit niemand Antworten aus fremden Beständen bekommt.
3. Einbindung. Das System wird an Ihre vorhandene Landschaft angeschlossen und bekommt eine Strecke für Dokumente, die laufend dazukommen.
4. Schulung aller Mitarbeiter. Zum Schluss ein Schulungstag am fertigen System: was es kann, wo es aufhört, welche Daten es sieht und wie man ihm eine gute Frage stellt. Danach arbeitet der ganze Betrieb damit.

Wir machen den Piloten nicht an einer Liste vereinbarter Fragen fest. Eine solche Liste misst, wie gut wir die Liste getroffen haben, und nicht, ob Ihre Leute im Alltag eine Antwort bekommen. Deshalb die Testwoche mit der ganzen Abteilung: Sie sehen das System an echten Fragen, bevor Sie über den Ausbau entscheiden.

Was es kostet

Das Pilotprojekt kostet 4.900 Euro netto, fest. Das Vollsystem beginnt bei 12.900 Euro netto, und diese Summe schließt das Pilotprojekt ein: Wer ausbaut, zahlt die Differenz, nicht den vollen Preis ein zweites Mal.

Wo genau Sie liegen, hängt an der Zahl Ihrer Dokumenttypen, weil jede Sorte eigene Regeln braucht. Eine Preisliste wird anders gelesen als ein Datenblatt und anders als ein Prüfprotokoll. Fünfhundert Seiten derselben Preisliste sind eine Sorte, vierzig Datenblätter von vierzig Zulieferern sind vierzig.

Betriebe mit mehreren Abteilungen, Ersatzteilkatalogen oder technischen Zeichnungen liegen darüber. Was für Sie gilt, sagen wir nach dem Pilotprojekt. Dann steht die Zahl auf einer Entwicklung an Ihren eigenen Dokumenten und nicht auf einer Annahme.

Copilot reicht, wenn Ihre Unterlagen in Microsoft 365 liegen und aus Fließtext bestehen. Dann ist er auch die günstigste Antwort. Interessant wird die Frage erst, wenn Bestände außerhalb liegen, wenn Tabellen als Tabellen gelesen werden müssen oder wenn Dokumente das Unternehmen nicht verlassen dürfen.

Danach

• Betrieb ab 590 € im Monat, Mindestlaufzeit zwölf Monate
• Server bei Ihnen oder in einem deutschen Rechenzentrum

Der Vergleich im Einzelnen →

Wo Ihre Daten bleiben

Die Unterlagen liegen dort, wo die Plattform läuft, und das ist Ihr Server oder unserer, nie ein fremder. Bei einem Armaturenhersteller läuft die Anmeldung per OAuth und OIDC gegen den vorhandenen Microsoft-Entra-ID-Tenant, die Plattform hat eine eigene Subdomain des Unternehmens.

Welche Daten ein zugekauftes Modell zu sehen bekommt, wird vor dem Aufbau festgelegt und ist danach eine Einstellung, keine Vertrauensfrage. Wenn nichts nach außen darf, laufen die Modelle lokal, und die Plattform braucht keine Verbindung ins Internet. Warum der Ort der Verarbeitung zählt, steht in DSGVO-konforme KI.

Die Anmeldung übernimmt Ihr Verzeichnis. Wer das Unternehmen verlässt, verliert den Zugang dort, wo Sie ihn ohnehin entziehen, ohne dass jemand eine zweite Benutzerverwaltung pflegen muss.

Für Ihren Datenschutzbeauftragten stellen wir die Unterlagen zusammen: wo die Daten liegen, welche Wege sie nehmen, welche Modelle sie sehen und welche technischen Maßnahmen greifen. Damit kann er entscheiden, ohne dass jemand bei Ihnen die Technik erst rekonstruieren muss.