Zeiterfassung, Urlaub und Fuhrpark in einem System

Ausgangslage

Ein Betrieb, drei Gesellschaften, rund 80 Monteure, und für jede Gesellschaft ein eigener Weg durch die Zeiterfassung. Die Monteure stempelten in einem Altsystem, das alle 15 Minuten direkt die Datenbank des ERP abfragte. Urlaub, Personalakte und Fuhrpark liefen daneben, über Excel-Listen und Insellösungen.

Der Weg zur Lohnabrechnung war Handarbeit. Die Zeiten wurden zu einer Datei zusammengetragen und in der Buchhaltung über eine Terminalsitzung beim externen Steuerbüro von Hand eingelesen. Rund 400 Zeilen im Monat, allein für die größte der drei Gesellschaften.

Der Auftrag der Geschäftsführung war nüchtern: weniger Zeit in der Erfassung, weniger Zeit in der Übergabe an die Lohnbuchhaltung. Dazwischen stehen die Regeln eines Handwerksbetriebs, die kein Standardwerkzeug von sich aus kennt.

Die Skizze daneben zeigt, wo die Zeit blieb: drei Stapel aus drei Gesellschaften und eine Tastatur, über die jede Zeile einzeln in die fremde Maske ging.

Was mitgerechnet werden muss

• Fahrtzeit, Bereitschaft, Beschaffung, Schule und Lehrgang als eigene Kategorien
• Verpflegungsmehraufwand und Auswärtsbonus
• Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge
• Überstunden für Monteure erst ab 172 Stunden im Monat, für Auszubildende nach anderer Regel

Was wir gebaut haben

Drei Teile, alles im Netz des Kunden: eine App für iOS und Android in Flutter, ein Web-Dashboard in Next.js und dahinter ein Backend in FastAPI und Python mit PostgreSQL, Redis und Celery, in Docker auf einer Ubuntu-VM in der DMZ. Angemeldet wird über den Microsoft-Entra-ID-Tenant des Betriebs. Was in eine solche Umsetzung gehört, steht unter KI-Implementierung.

Die App bucht Start, Pause und Stopp am Projekt aus dem ERP, mit sechs Zeitkategorien, GPS nur bei Fahrten, Fotos und Nachträgen über einen Genehmigungsweg. Das Dashboard hat vier Portale für Geschäftsführung, Personal, Teamleitung und Fuhrpark, dahinter acht Rollen im Datenmodell. Geschäftsführung und Personal sehen dieselben sieben Menüpunkte mit gegensätzlichen Rechten. Die Geschäftsführung liest und gibt Urlaub in zweiter Stufe frei, löst aber keinen Lohnexport aus.

Projekte und Kundendienstaufträge holt das System per ODBC über VPN aus dem SQL-Server des ERP, je Gesellschaft eine eigene Datenbank und eine eigene Abfrage, alle fünf Minuten, mit Aussicht auf Echtzeit. Pausen rechnet der Server nach Arbeitszeitgesetz, 30 Minuten ab sechs Stunden, 45 ab neun, aber nur, wenn niemand selbst eine erfasst hat.

Das Prinzip überall: warnen statt blockieren. Wer einen Eintrag trotz Warnung genehmigt, muss das begründen. Ein bereits genehmigter Eintrag, der geändert wird, fällt zurück in die Genehmigungsschleife, statt still überschrieben zu werden. Jede Änderung steht mit Vorher-Stand, Benutzer, IP und Gerät in der Historie.

Der Fuhrpark ist ein eigener Bereich mit eigener Rolle, mit Buchungen, Schadensmeldungen, Leasingfristen und Führerscheinkontrolle.

Am Monatsende erzeugt das System aus den freigegebenen Zeiten eine Lohndatei im DATEV-LODAS-Format, eine Datei für alle drei Gesellschaften. Darin stehen keine Tagesstempel, sondern Lohnarten. Fehlt eine Personalnummer, fällt die Zeile heraus und erzeugt eine sichtbare Warnung statt einer stillen Lücke.

Die Skizze zeigt den Weg einer einzelnen Stunde: einmal erfasst, einmal freigegeben, danach nur noch weitergereicht.

Die Lohnarten in der Monatsdatei

• Grundstunden
• Überstunden ab der Schwelle von 172 Stunden im Monat
• Krankheits- und Feiertage
• Verpflegungsmehraufwand
• Auswärtsbonus
• Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag
• Bereitschaftstage

Was heute läuft

Produktiv seit Mai 2026. Das Backend läuft auf dem Server im Netz des Betriebs, Phase 1 war am 18. Mai 2026 fertig gemeldet. Seit dem 10. August 2026 arbeiten echte Nutzer mit App und Weboberfläche: Monteure, Teamleitung, Personalabteilung und Geschäftsführung. Der Feedbacktermin am 18. August hat rund zwei Dutzend Punkte ergeben, die Hälfte davon war zwei Tage später gebaut.

Gebucht wird in der App am Projekt aus dem ERP, freigegeben wird im Dashboard. Der Livetest ist für Kalenderwoche 35 verabredet, die Abnahme steht danach an.

Das beweist

Die Regeln eines Handwerksbetriebs lassen sich in Software abbilden, ohne sie auf einen Standardprozess zurechtzubiegen. Drei Gesellschaften, sechs Zeitkategorien und die 172-Stunden-Schwelle sind hier keine Einstellung, sondern Kernlogik, und genau an dieser Stelle hören Werkzeuge von der Stange auf. Wenn in Ihrem Betrieb dieselbe Stunde an mehreren Stellen gepflegt wird, fängt der Fall hier an.

Bis 172 Stunden im Monat zählt jede Stunde gleich, ab der Schwelle zählt dieselbe Stunde als Überstunde, und für Auszubildende gilt eine eigene Regel.

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